Họp không giấy tờ là gì?

 Hệ thống phần mềm Họp không giấy là hệ thống thông tin thông qua các thiết bị thông minh (Laptop, máy tính bảng, smartphone …) có kết nối mạng, mang đến cho người dùng khả năng điện tử hóa các cuộc họp truyền thống cho phòng họp thông minh.

Với yêu cầu nâng cao năng lực, hiệu quả quản lý, điều hành trong các cơ quan hành chính nhà nước, với hệ thống “Họp không giấy” các cuộc họp của các cơ quan hành chính nhà nước tiến tới sẽ là các cuộc họp không giấy tờ, trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của các phiên họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời được chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước, các câu hỏi hay ý kiến của các đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận tại cuộc họp, qua đó góp phần nâng cao chất lượng thảo luận cũng như rút ngắn được thời gian các cuộc họp.

Người dùng có thể sử dụng thông qua trình duyệt web trên máy tính, laptop hoặc ứng dụng di động trên các thiết bị thông minh như máy tính bảng, điện thoại di động.

Lợi ích của hệ thống mang lại:

Các đại biểu dễ dàng nhận thông báo và tham dự họp vào mọi lúc, từ mọi nơi.

Trong suốt quá trình cuộc họp diễn ra, các đại biểu dễ dàng tương tác đa chiều, tức thời trao đổi và chia sẻ đa dạng dữ liệu.

Hệ thống Họp không giấy có giao diện web và trên ứng dụng di động đơn giản, trực quan, người dùng có thể dễ dàng tiếp cận, sử dụng và khai thác tối đa các tiện ích mà hệ thống mang lại.

Tích hợp với các trang thiết bị có sẵn trong phòng họp như microphone, máy tính bảng, màn hình hiển thị, camera để tổ chức cuộc họp thông minh, hỗ trợ tối đa cho người sử dụng.

Mô hình tổng thể hệ thống

mô hình họp không giấy

Giải thích mô hình:

  • Các đối tượng sử dụng: Bao gồm các cán bộ tại các đơn vị thụ hưởng phần mềm truy cập đến hệ thống thông qua hệ thống mạng LAN, hoặc Internet/WAN qua trình duyệt web hoặc ứng dụng đi động.
  • Máy chủ Web: Cung cấp các tính năng của hệ thống hệ thống. Ngoài ra còn cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống khác (nếu có) nhờ vào khả năng sẵn của Hệ thống thông tin phục vụ họp.
  • Hệ quản trị CSDL: Sử dụng SQL Server được sử dụng để lưu trữ toàn bộ nội dung của hệ thống.
  • Hệ thống kết nối: Có thể là hệ thống quản lý người dùng dựa trên hệ thống danh mục người dùng LDAP và hệ thống đăng nhập một lần (SSO) của đơn vị.
  • Hệ thống tác nghiệp khác: Là những hệ thống có liên quan đến Hệ thống thông tin phục vụ họp và có thể tích hợp vào Hệ thống thông tin phục vụ họp: Cổng điều hành nội bộ, hệ thống chỉ đạo điều hành và các hệ thống khác.

Quy trình nghiệp vụ

    Quy trình chuẩn bị cuộc họp

quy trình cuộc họp

Mô tả quy trình:

  • Lãnh đạo/Thư ký thực hiện tạo cuộc họp: Quản trị đơn vị nhập thông tin cuộc họp, thông báo cho lãnh đạo tham gia. Lãnh đạo đơn vị nhận thông tin và xác nhận thông tin;
  • Lãnh đạo/Thư ký thực hiện tạo cuộc họp: Quản trị đơn vị nhập thông tin cuộc họp, thông báo cho lãnh đạo tham gia và yêu cầu chuyên viên chuẩn bị tài liệu.
  • Chuyên viên chuẩn bị tài liệu họp và trình lãnh đao đơn vị duyệt. Lãnh đạo đơn vị thực hiện duyệt:
  • Nếu tài liệu họp đủ thông tin thì quản trị đơn vị thực hiện cập nhật tài liệu họp và chuyển cho Lãnh đạo/ Thư ký để cập nhật tài liệu họp;
  • Nếu tài liệu họp không đủ thông tin thì Lãnh đạo đơn vị yêu cầu Chuyên viên làm lại.

    Quy trình điều hành phiên họp

quy trình điều hành cuộc họp

Mô tả quy trình:

  • Lãnh đạo/ Thư ký yêu cầu điểm danh: Cán bộ tham gia, khách mời thực hiện điểm danh. Hệ thống cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu;
  • Lãnh đạo/ Thư ký cho phép phát biểu ý kiến: Cán bộ tham gia, khách mời phát biểu ý kiến. Hệ thống cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu;
  • Lãnh đạo/ Thư ký yêu cầu biểu quyết: Cán bộ tham gia thực hiện biểu quyết. Hệ thống cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu.

Các hệ thống tích hợp

  • Tích hợp với hệ thống người dùng chung của tỉnh:
  • Tích hợp với hệ thống đăng nhập một lần chung của tỉnh:
  • Tích hợp với Cổng thông tin điện tử của tỉnh: Đưa các thông tin, thông báo họp cần công khai lên cổng thông tin điện tử.
  • Tích hợp với Phần mềm QLVB: Hệ thống thông tin phục vụ họp sẽ sử dụng các API là các web service mà phần mềm QLVB cung cấp để tra cứu và lấy văn bản, hiển thị và tích hợp trên phần mềm. Hệ thống có thể tích hợp với hệ thống màn hình ghép để hiển thị nội dung của cuộc họp.

Các chức năng chính của hệ thống

STTTên chức năngMô tả
1Quản lý và thiết lập phiên họpHệ thống cho phép tạo mới cuộc họp với các thông tin: Tên cuộc họp, thời gian, thành phần tham dự, tài liệu cuộc họp, thông tin biểu quyết, phân công các đơn vị chuẩn bị tài liệu…
2Lấy ý kiến các thành viên tham giaGửi Phiếu lấy ý kiến kèm theo các tài liệu
Nhận các văn bản góp ý của các thành viên
Biểu quyết nội dung;
Tổng hợp ý kiến góp ý, tổng hợp biểu quyết;
Nhắc quá hạn cho ý kiến;
Thông báo khi có các tài liệu mới cần xử lý
Phân tích các vấn đề trọng tâm trong cuộc họp
3Tổ chức cuộc họpĐiểm danh;
Đăng ký phát biểu;
Báo cáo tổng hợp ý kiến
Ghi chú cá nhân;
Góp ý nội dung (comment trên từng tài liệu);
Trao đổi giữa các thành viên, giữa thành viên và bộ phận hỗ trợ;
Tổng hợp ý kiến góp ý, ý kiến thảo luận, ý kiến kết luận;
Biểu quyết các tài liệu và ý kiến trong cuộc họp
Quản lý các vấn đề lưu ý liên quan đến cuộc họp
Quản lý Kết luận cuộc họp
4Quản trị hệ thốngQuản trị người dùng
Quản trị danh mục
Quản trị nhật ký hệ thống
Quản trị cấu hình hệ thống

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

LG mở rộng dòng Magnit LSAB với màn hình Micro Led 0,7mm

Hình ảnh
  Màn hình Magnit của LG dạng mô-đun và linh hoạt, màn hình Micro LED dòng LG Magnit mới này với khoảng cách điểm ảnh 0,7mm được thiết kế đặc biệt để sử dụng trong các phòng họp, khán phòng, hành lang và các ứng dụng bán lẻ. Màn hình Magnit của LG có gì đặc biệt Màn hình Magnit mới, thuộc dòng LSAB của LG, bổ sung độ phân giải pixel 0,7mm cho các phiên bản 0,9mm và 1,2mm hiện có trên thị trường, mang lại tính linh hoạt hơn cho giải pháp Mô-đun này để thích ứng với nhiều bối cảnh ứng dụng và nhu cầu cấu hình. Màn hình Magnit của LG có gì đặc biệt? Magnit LSAB có sẵn trong các mô-đun 27″, vì vậy khách hàng có thể chọn kích thước và định dạng của màn hình vi Led phù hợp nhất với không gian cụ thể và nhu cầu liên lạc của họ, mang lại sự linh hoạt tuyệt vời trong thiết kế ứng dụng so với các giải pháp công nghệ khác. Màn hình Magnit với thiết kế không viền độc đáo Ngoài ra, thiết kế không viền của giải pháp LED này mang đến một bề mặt liền mạch, không viền cho phép tái tạo hình ảnh không bị
Read more »

Màn hình LED và màn hình ghép LCD tại thành phố đất cảng Hải Phòng

Hình ảnh
  Hải Phòng là một trong những thành phố lớn của Việt Nam, với sự phát triển nhanh chóng của các ngành công nghiệp và dịch vụ. Trong đó, ngành công nghệ và truyền thông đang có sự tiến bộ đáng kể, đặc biệt là trong việc số hóa và chuyển đổi số. Một trong những ứng dụng quan trọng của công nghệ hiển thị trong số hóa và chuyển đổi số là màn hình LED và màn hình ghép LCD. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thị trường  màn hình LED   và màn hình ghép LCD tại Hải Phòng, bao gồm các bảng báo giá lắp đặt, các thương hiệu màn hình ghép LCD và công ty uy tín trong lĩnh vực này. Hải Phòng số Hóa và chuyển đổi số Chuyển đổi số tại Tp Hải Phòng Hải Phòng là một trong những thành phố đầu tiên của Việt Nam bắt đầu triển khai các dự án số hóa và chuyển đổi số. Điểm nổi bật nhất là việc triển khai dự án “Thành phố thông minh” tại khu vực đông độ dân cư.
Read more »

Màn hình LED quảng cáo trong suốt lớn nhất tại Scotland

Hình ảnh
Màn hình LED trong suốt rộng 166 mét vuông Màn hình LED trong suốt lớn nhất ở Scotland, đã được Pioneer Group và GEM Display lắp đặt tại khu phức hợp giải trí Omni Center ở Edinburgh. Pioneer Group và chuyên gia DOOH GEM Display đã lắp đặt  màn hình LED  trong suốt lớn nhất Scotland trong một dự án được cho là “định nghĩa lại quảng cáo” tại khu phức hợp giải trí Omni Center của Edinburgh. Trung tâm có mặt tiền bằng kính, cung cấp nhiều hoạt động bao gồm rạp chiếu phim và phòng thoát hiểm. GEM Display được biết đến với chuyên môn về công nghệ màn hình LED, trước đây đã cung cấp màn hình LED trong suốt cho trung tâm mua sắm St Stephen’s ở Hull. Màn hình LED này tại Omni Center có diện tích 166 mét vuông và được thiết kế để tích hợp liền mạch với thẩm mỹ kiến ​​trúc của các bức tường kính. Đèn LED trong suốt không chỉ mang lại hình ảnh quảng cáo rõ ràng mà còn cho phép Omni Center duy trì mức độ chiếu sáng bên trong tối ưu đồng thời mang đến cho du khách tầm nhìn ra thế giới bên ngoài. To
Read more »